Come si calcola il ritorno di un progetto AI

Un calcolo di ritorno fatto bene non serve a giustificare un investimento gia' deciso: serve a scoprire in anticipo che non conviene, e a fermarsi. Se il vostro foglio non puo' produrre quel risultato, non e' un calcolo.

La formula

Ritorno = (Beneficio annuo − Costo ricorrente annuo) / Costo totale del primo anno

Elementare. Tutta la difficolta' sta in come si compongono i due addendi, ed e' li' che si sbaglia.

Passo 1 — Il beneficio annuo

Tre famiglie, in ordine di affidabilita':

• Tempo risparmiato: volume x minuti risparmiati per unita' x costo orario. Da misurare, non da stimare, e da calcolare al netto del tempo di controllo che resta.
• Errori evitati: numero di errori all'anno x costo pieno di un errore, comprese le correzioni a valle. Spesso vale piu' del tempo e quasi nessuno lo conta.
• Ricavo aggiuntivo: la piu' difficile da attribuire onestamente, perche' richiede un gruppo di controllo. Senza, e' un'ipotesi.

Una quarta famiglia — soddisfazione dei clienti, clima interno, decisioni piu' rapide — e' reale e va descritta a parole, non sommata. Nel momento in cui le si assegna una cifra, il totale smette di essere verificabile.

Passo 2 — Il costo totale

• Una tantum: realizzazione, formazione, riordino dei dati dove serve.
• Ricorrente: canoni, consumo a volume, manutenzione.
• Interno: le ore delle vostre persone, durante il progetto e dopo. E' la voce che manca in nove preventivi su dieci e la piu' sottostimata.

Passo 3 — Il tempo di rientro

Mesi = Costo totale / Beneficio mensile. Entro l'anno il progetto regge anche se qualche stima e' ottimistica. Oltre i due anni non regge: in due anni cambiano i processi, i fornitori e spesso i sistemi.

Passo 4 — Il saldo a tre anni

(Beneficio x 3) − (Una tantum + Ricorrente x 3). Serve a evitare l'illusione opposta: un progetto con un costo iniziale basso e un ricorrente alto sembra conveniente il primo anno e non lo e'.

Un esempio svolto

I numeri che seguono sono di comodo, scelti per mostrare il meccanismo: non sono di un cliente e non sono un listino. Sostituiteli con i vostri.

Situazione: mille richieste di assistenza al mese, gestite da persone; otto minuti in media per quelle ripetitive; costo orario pieno trenta euro l'ora.

• Le richieste automatizzabili sono il 40% del totale: 400 al mese, 4.800 all'anno.
• Di queste, il sistema ne chiude da solo il 70%: 3.360 all'anno.
• Tempo risparmiato: 3.360 x 8 minuti = 448 ore, che a trenta euro l'ora fanno circa 13.400 euro l'anno.
• Errori di trascrizione evitati, se ne fate cento all'anno e ciascuno vi costa mediamente cinquanta euro fra correzione e disturbo: 5.000 euro.
• Beneficio annuo: circa 18.400 euro.

Adesso il costo, e chiamiamo S la spesa iniziale che vi verra' preventivata, R il ricorrente annuo. Il tempo di rientro e' S diviso 1.533 euro al mese, al netto di R. Se il preventivo supera i 18.400 euro, il rientro va oltre l'anno prima ancora di contare il ricorrente: e' il momento di ridurre il perimetro, non di aumentare le stime di beneficio.

Notate l'effetto della catena: il 40% automatizzabile per il 70% di successo fa il 28% delle richieste, non il 70%. E' il punto in cui quasi tutti i calcoli sbagliano.

I cinque modi in cui il calcolo viene gonfiato

1. Contare il tempo come denaro. Ore liberate su molte persone sono capacita', non risparmio. Diventano denaro solo se evitano un'assunzione, uno straordinario o un servizio esterno.
2. Applicare la percentuale di successo al totale invece che alla quota automatizzabile.
3. Dimenticare il controllo residuo. Se ogni risultato va comunque riletto, il risparmio e' la differenza fra fare e rileggere, non il tempo intero.
4. Omettere le ore interne, durante e soprattutto dopo.
5. Non rimisurare. Un ritorno stimato e mai verificato non e' un calcolo: e' una promessa che nessuno ha piu' letto.

L'ultimo e' il piu' comune. Mettete in calendario la verifica a sei mesi quando approvate il progetto, non dopo: dopo non la fissa nessuno.